सहकारी हाऊसिंग सोसायटीज -भाग २

 

मिटिंग्स व सभा

सोसायटीच्या विविध मिटिंगस व सभा घेणे.

i)                 A.G.M. (Annual General Meeting)

ii)               S.G.B.M. (Special General Body Meeting)

iii)              M.C.M. (Managing Comittee Meeting)

 

A.G.M. (Annual General Body Meeting)

सोसायटी म्हटले की मिटींग्स व सभा आलेच. त्यातील पहिली व अत्यंत महत्वाची मिटींग म्हणजे ए.जी.एम. म्हणजेच (अन्युअल जनरल मिटींग) याला मराठीत वार्षिक सर्वसाधारण सभा असे म्हणतात. ही सभा वर्षातून फक्त एकदाच घ्यायची असते. त्याची शेवट्ची तारीख ही ३० सप्टेंबर असून त्याच्या आध ही सभा घेणे अनिवार्य असते. जर ही तारीख चुकवली की मग तुम्हा ही सभा घेता येत नाही. आणी ही चुक जर घडली तर नियमा प्रमाणे जी शिक्षा आहे ती सोसायटीच्या कमिती, बॉडी व इतर निर्वाचीत सदस्यांना भोगावी लागते. नव-याच्या ऐवजी बायको येऊन मिटींग मध्ये बसणे हा प्रकार या मिटिंग मध्ये चालत नाही.

या सभेत खालील कामे केली जातात.

अ) मागिल वर्षाच्या वार्षिक सर्वसाधारण सभेच्या इतिवृत्ताचे वाचन करणे.

ब) मागिल वर्षाचे ताळेबंद व हिशेबपत्र स्विकारणे. (नियम ६२(१)) प्रमाणे.

क) मागिल वर्षातील लेखापरिक्षण अहवाल विचारात घेणे. कलम ७५/२(अ).

ड) समिती कडून दुरुस्ती अहवाल स्विकारणे व त्यावर कारवाई करणे

इ) पुढील आर्थीक वर्षाचा अर्थसंकल्प सभेसमोर ठेवणे.

फ) अधिकृत लेखापरिक्षकाची नेमणूक करणे.

या महत्वाची गोष्टी व कामकाज वार्षिक सर्वसाधारण सभेत केले जातात.

 

S.G.B.M. (Special General Body Meeting)

विशेष सर्वसाधारण सभा कधी व केंव्हा भरवावी हे गरजे नुसार ठरविले जाते. अध्यक्षांच्या परवानगिने किंवा समिती सदस्यांच्या मताधिक्याने संस्थेची विशेष सर्वसाधारण सभा केंव्हाहि बोलावली जाऊ शकते. किमान एक पंचमांश सदस्यांनी स्वाक्षरी केलेले लेखी मागणी पत्र किंवा ती संस्था ज्या जिल्हा सहकारी महासंघा संलग्न आहे त्या महासंघा कडून सुचना मिळाल्याच्या तारखे पासून ३० दिवसाच्या आत बिलावली पाहिजे. अशा सभेत अजेंडा नोटीस मध्ये जो विषय देण्यात आला त्या व्यतिरिक्त इतर कोणताही विषय पटलावर किंवा चर्चेसाठी घेण्यात येत नाही.

यातील महत्वाची तरतूद अशी आहे की, उपविधी क्रं. ९६ नुसार विषेश सर्वसाधारण सभेसाठी आलेले मागणी पत्र सचिनावे ७ दिवसाच्या आत समितीपुढे ठेवून त्यावर निर्णय घेणे जरुरी असते. याची तरतूद उपविधी क्रं. ९७ मध्ये दिलेली आहे. त्याप्रमाणे कार्यवाही करावी लागते. 

 

अजेंडा नोटीस : वार्षिक सर्वसाधारण सभेच्या बाबतीत १४ दिवसाची अजेंट नोटीस पाठवायची असते. तर विशेष सर्वसाधरण सभेच्या बाबतीत अजेंडा नोटीस ५ दिवसाची नोटीस संस्थेच्या सर्व सदस्याना उपविधी क्रं. १६२ च्या तरतुदी नुसार देणे बंधनकारक आहे. या नोटीसीचे एक प्रत नोंदणी प्राधिका-याकडे व एक प्रत गृहनिर्माण संघा कडे पाठविणे गरजेचे असते. एखाद्या वेळी निकडिची व अत्यंत गरजेची वेळ असल्यास सर्वानुमते संमती घेऊन विशेष सर्वसाधारण सभेची नोटीस ५ दिवसा पेक्षा कमी कालावधीची नोटीस देऊनही बोलविली जाऊ शकते.

 

गणपुर्ती (कोरम)

प्रत्येक सर्वसाधारण सभेला संस्थेच्या एकुण सदस्यांपैकी २/३ किंवा २० सदस्य यापैकी जी संख्या कमी असेल ती संख्या सभेस हजर राहिल्यास त्याला गणपुर्ती किंवा कोरम पुर्ण असल्याचे म्हटले जाते. त्यापेक्षा कमी असल्यास मात्र वेकायदेशिर समजल्या जाईल.

 

मॅनेजिंग कमिटी व कार्यपध्दती

M.C.M. (Managing Comittee Meeting)

वरील सर्व सभा व सदस्य जसे महत्वाचे आहे तसेच मॅनेजिंग कमिटी म्हणजे कामकाज पाहणारी कमिटी सुध्दा मह्तवाची आहे. त्यासाठी सदस्य संख्या ११/१३/१५/१७  अशा आकड्यात असावी लागते. म्हणजे उद्या कमिटीने कोणता निर्णय घ्यायचा म्हटल्यास मतदान करुन निर्णायक निकाल मिळविता येतो. समितीच्या सदस्यांची निवड्णूक ही दर ५ वर्षानी एकदा होते. कमिटी सदस्यांना संस्थेच्या व्यवहारात हितसंबंध धारण करण्यास मनाई आहे. उपविधी क्रं. ११५(अ) प्रमाणे कमिटीने व्यवस्थापन हाती घेतलेल्या तारखे पासून पुढील ५ वर्षे त्यांचा कालावधी असतो. निवडून आलेल्या समितीची पहिली सभा ३० दिवसाच्या आत भरविणे जरुरी असते.

 

गणपुर्ती व सभा:

समितीची गणपुर्ती म्हणजेच कोरम याची संख्या उपविधी क्रं. ११४ मध्ये जी तरतूद सांगितली आहे त्या प्रमाणे असेल. या उपविधी मध्ये एक तक्ता दिलेला असून त्यात विविध संखेला किती कोरम असतो याचा तप्शील आहे. त्याप्रमाणे तुम्हाला लागू असलेला कोरम काय तुम्ही ठरवू शकता. त्याप्रमाणे पुर्तता करणे आवश्यक असते.

नियमा प्रमाणे कमिटीने महिन्याला किमान एक सभा घेणे जरुरी असते. अशा प्रकारे वर्षाला किमान १२ सभा कमिटीने घ्यायचे असतात. कधी खुपच निकडीची वेळ असल्यास अजेंड नोटीस न काढता सभा घेता येते. परंतू अशा सभेत झालेला निर्णय येणा-या सभेत मांडायचा असतो व तो संमत करुन घ्यायचा असतो.

 

राजिनामा: एखाद्या सदस्याने राजिनामा दिला किंवा कमिटीतून बाहेर पडल्यास रिक्त जागी एखादा क्रीयाशिल सदस्य नामनिर्देश करुन भरता येतो.  त्याची माहिती निवडणूक प्राधिकरणास कळविणे जरुरी असते. त्यांच्या निर्देशा प्रमाणे ही रिक्त जागा भरावयाची असते.

 

समितीच्या सभेची नोटीस:

समितीची सभा घ्यायची असल्यास नोटीस काढवी लागते. सचिव व अध्यक्ष यांच्याशी सल्ल मसलत करुन ३ दिवसाचा कालावधी ठेवून सर्व समिती सदस्यांना सभेची नोटीस देणे गरजेचे असते. या अजेंडा नोटीस मध्ये कामकाजाचा उल्लेख, वेळ, तारीख व स्थळ याचा स्पष्ट उल्लेख करावा लागतो.

 

कमिटीचे कामकाज व कर्तव्ये

अ) निधी उभारणे व अनामत रक्कम स्विकारणे.

ब) वर्गणीचा दर ठरविणे.

क) गुंतवणूक व देखभाल निधी यासंदर्भाने निर्णय.

ड) राजिनामे स्विकारणे,

इ) इतिवृत्तांत सादर करणे

फ) सदनिकांची तपासणी व कारवाई

ग) विविध अर्जांचा विचार व कार्यवाही करणे

ह) थकबाकी वसूल करणे

ई) इतर सर्व व्यवस्थापन व सेवा संबंधी कामकाज पाहणे.

ही वरील काही महत्वाची कामे असून या व्यतिरिक्त अनेक कामे कमिटीने पाहायची असतात.

 

विविध रजिस्टर आणि रेकॉर्डस

विविध वह्या, रजिस्टर व रेकॉर्ड्स याची माहिती ठेवणे, नोंदी वेळे करणे. अशा अनेक गोष्टी सोसायटी करावे लागते. खालील तीन महतावे रजिस्टर सोसायटीने ठेवायचे असतात.

1)     A-Statement

2)     I-Register

3)     J-Register

 

१)     ए-स्टेटमेंट: हे रजिस्टर म्हणजे मूळ सोसायटी नोंदविताना जी क्रमवारी होती त्यानुसार बनते. सुरुवातीला जेंव्हा नोंद करताना नोंद केले जाते तेंव्हा नावांची जी क्रमवारी असते अगदी ती नोंद या पुस्तकात असते. यात जे पत्ते दिलेले असतात ते वेगळे असतात. कारण हे पत्ते सोसायटी नोंद करते वेळेसचे असतात. यातील नाव ही माहिती बरोबर असते. इतर माहिती कालांतराने बदललेली असते. त्यामुळे या रजिस्टरला बेसीक माहितीचा रजिस्टर मानले जाते. त्यातील माहिती अचूक असेल याची खात्री नाही.

२)     आय. रजिस्टर: हे म्हणजे रजिस्टर ऑफ मेमोरॅंडम असून यात मेम्बर्सचे नाव लिहताना ए-स्टेटमेंट जी क्रमवारी असते तीच क्रमवारी घेतली जाते. परंतू यात आडनाव आधी लिहले जाते. त्यानंतर सभासदाचे नाव आणि वडिलांचे नाव अशा पध्दतीने नोंद घातली जाते. यामागील कारणे हे आहे की मतदार यादीसाठी आधी आडनाव लिहण्याची पध्दत असल्याने या रजिस्टर मध्ये तो पॅटर्न घेतला जातो. आणि अत्यंत महत्वाचे म्हणजे यात एका पानावर एका सद्स्याची माहिती असते. त्यामुळे हे रजिस्टर फार महत्वाचे ठरते.

३)     जे-रजिस्टर: हे पुस्तक म्हणजे लिस्ट ऑफ मेंबर्स असून यात फक्त यादी असते. यात ४ उभे रकाने असून एका खाली एक असे नाव लिहले जाते. यात अगदी अलिकडची माहिती भरली जात असते. त्यामुळे हे रजिस्टर सभासदांचे नव्याने आलेली माहिती यासंदर्भाने महत्वाचे ठरते.

 

थकबाकी आणि वसूली

सोसायटी म्हटले की सगळ्यात महत्वाचा विषय येतो तो म्हणजे थकबाकीची वसूली म्हणजेच रिकव्हरी. सहकार कायद्यात कलम १०१ अन्वये वसूली दाखला मिळविला जातो. परंतू आता या कायद्यात नव्याने अमेंडमेंट झाल्याने गृहनिर्माण संस्थांना वसुलीसाठी कलम १५४-ब) (२९) या कलमान्वये वसूली करता येते. आधी ही वसुली प्रक्रीया १०१ अन्वये केली जात असे. एखाद्या सदसाकडून वसुली करणे हे फार जिकरीचे काम आहे. त्याच बरोबर तो कोर्टात गेला की ब-याच प्रोसेजरल गोष्टी पटलावर येतात व आपण राबविलेली प्रक्रीया चूक असल्याचे सिध्द झाले की सगळी वसुली थांबुन जाते. आणि लबाड्या करणारे व थकबाकी ठेवणार सदस्य डोईजड होत जातात. तसं होऊ नये म्हणून याची इत्यंभूत माहिती व योग्य प्रक्रीया माहित असणे जरुरी असते.

वसुलीची कार्यपध्दती खालील प्रमाणे आहे

१)   नोटीस: वसुली करायची म्हटले की थकबाकीदार यास ३ नोटीस पाठवावे लागतात. ही नोटीस पाठवताना खालील बाबी न चुकता नोटीसीत घ्यायचे असतात. ते न घेतल्यास टेक्नीकल ग्राऊंडवर नोटीस बाद ठरते व आपली मेहनत वाया जाते.

अ) Appoinment Details: कोणत्या मॅनेजिंग कमिटीने तुम्हाला नियुक्त करुन नोटीस पाठविण्याचा अधिकार दिला हे नोटीस मध्ये लिहायचे असते. ही सर्व माहिती पॅरा-१ मध्ये लिहायची असते.

ब) Service Details: तुम्ही सोसायटी म्हणून काय सेवा देता (लिफ्ट, साफसफाई, लाईट, पाणी इ.) याचा तपशील या पॅरा-२ मध्ये येणे जरुरी असते.

क) Outstanding Details: नोटीसीच्या तिस-या पॅरा मध्ये थकबाकीचा तपशील, मुळ रक्कम, व्याजाची रक्कम, हे सर्व तपशिलवार लिहायचे असते.

ड) Payment Time: आणि पॅरा ४ मध्ये किती दिवसात पेंमेंट करावे याची माह्ति लिहावे लागते. त्याल सोबत लेजर ची कॉपी जोडावी लागते. ही कॉपी जोडताना जिथे त्याची थकबाकी ० होती तिथून सगळे व्यवहार आले पाहिजे अशा पध्दतीने लेजर स्टेटमेंट काढायचा असतो. एकुण ३ नोटीस पाठवायचे असतात. त्याशिवाय वसुलीची केस दाखल करता येत नाही.

२) Managing Committe: वसुली करायची म्हटले की थकबाकीदार यास ३ नोटीस पाठवावे लागतात. ही नोटीस पाठवताना सर्व नियमाचे पालन करायचे असते. त्यात कसूर झाल्यास नोटीस बाद ठरते व तुमची थकबाकीची प्रक्रीया बंद पडते. अर्ज फेटाळला जातो. थकबाकीदाराने ३ नोटीस पाठवून दाद न दिल्यास कमिटीची मिटिंग बोलवायची असते. थकबाकीचा अर्ज किंवा दावा दाखल करण्या संदर्भाने ठराव पास करावा लागतो. तो पास झाला की रुल १० प्रमाणे किंवा त्या फॉर्मेट मध्ये वसुलीची प्रक्रीया सुरु करायची असते.

३) Documents: वसुली करायची म्हटले की थकबाकीदार याच्या विरुध्द महत्वाचे कागदपत्र दाखल करणे जरुरी असते. त्याशिवाय संबंधित कोर्ट वसुली दाखला देत नाही. जे कागदपत्र दाखल करावयाचे असते त्याची यादी खालील प्रमाणे आहे.

                           i.          Resolution For Recovery proceedings

                          ii.          Resolution for appointment of Lawyer

                        iii.          Latest Maintenance Bill (Stamp & Sign)

                        iv.          Ledger Account Statement ( From 0 Balance )

                          v.          Notices and tracking reports

                        vi.          Rs. 500/- Challan

                       vii.          Stamp Duty. ( 2% up to Rs. 1,00,000/-)